Politique de confidentialité d'eCab

Cette politique s'applique au logiciel eCab et à son complément pour Microsoft Word, utilisés dans les conditions des conditions générales d'utilisation d'eCab et du contrat conclu avec chaque cabinet client. Le site legalia.fr fait l'objet d'une politique de confidentialité distincte.

1. Rôles

Le cabinet client est responsable de traitement des données qu'il traite dans eCab : celles de ses clients, de ses dossiers, de ses correspondants et de ses collaborateurs. Legalia agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), pour ces traitements.

Legalia est responsable de traitement pour les seules données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle avec le cabinet (contacts, facturation de l'abonnement, assistance) et à l'administration du service (comptes utilisateurs, sécurité).

2. Données traitées

• Comptes utilisateurs : nom, adresse e-mail, rôle, préférences et données de connexion ;
• Données saisies par le cabinet : contacts, dossiers, agenda, tâches, temps passés, factures, documents et modèles ;
• Échanges avec l'assistant IA : questions posées, fichiers transmis et réponses ;
• Données techniques : journaux de connexion, historique des modifications et journaux d'erreurs.

3. Finalités

Ces données servent uniquement à fournir eCab au cabinet, à en assurer la sécurité et le bon fonctionnement, et à lui apporter l'assistance prévue au contrat. Legalia ne les utilise à aucune fin propre : elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni exploitées à des fins commerciales, et ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Engagements de Legalia

En qualité de sous-traitant, Legalia s'engage à :

• ne traiter les données que sur instruction du cabinet ;
• garantir leur confidentialité, compte tenu du secret professionnel auquel le cabinet est tenu, et y soumettre toute personne autorisée à les traiter ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées, notamment le chiffrement des échanges, le cloisonnement des données de chaque cabinet, la gestion des droits d'accès, la traçabilité des modifications et des sauvegardes quotidiennes ;
• aider le cabinet à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées ;
• mettre à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

5. Assistant IA

Lorsque l'Utilisateur sollicite l'assistant, sa demande et les données nécessaires pour y répondre sont traitées au sein de l'Union européenne par un fournisseur de modèle d'intelligence artificielle, sous un régime de non-conservation : aucune donnée n'est conservée par ce fournisseur une fois la réponse produite, ni utilisée pour entraîner des modèles. L'assistant n'accède qu'aux données auxquelles l'Utilisateur a déjà accès dans eCab.

6. Complément pour Microsoft Word

Le complément s'exécute dans Microsoft Word et communique avec eCab. Il conserve dans Word un jeton de connexion, révoqué à la déconnexion, et lit les champs de fusion eCab présents dans le document. Il ne contient ni publicité, ni outil de mesure d'audience. Les données que Microsoft traite pour faire fonctionner Word relèvent de la déclaration de confidentialité de Microsoft.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le cabinet autorise Legalia à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l'hébergement et le stockage des données, l'envoi des e-mails, le fonctionnement de l'assistant IA, la facturation électronique et la saisie assistée des adresses. Chacun est lié par des obligations de protection des données équivalentes à celles de Legalia.

La liste de ces sous-traitants est communiquée au cabinet sur simple demande. Legalia l'informe de tout changement envisagé au moins trente jours avant sa mise en œuvre, le cabinet pouvant formuler des objections légitimes. Les données sont traitées au sein de l'Union européenne et ne font l'objet d'aucun transfert en dehors de celle-ci, à l'exception des adresses saisies dans le champ d'adresse à saisie assistée, transmises au service de cartographie de Google dans le cadre du Data Privacy Framework entre l'Union européenne et les États-Unis.

8. Durée de conservation

Les données du cabinet sont conservées pendant toute la durée du contrat. À son terme, le cabinet peut en obtenir la restitution dans les conditions prévues au contrat ; elles sont ensuite supprimées dans un délai de quatre-vingt-dix jours, les sauvegardes étant détruites au terme de leur cycle de rotation.

Les données relatives à la relation contractuelle sont conservées pendant la durée du contrat augmentée de cinq ans.

9. Violation de données

Legalia notifie au cabinet toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de satisfaire à ses propres obligations.

10. Vos droits

Si vos données sont traitées dans eCab par un cabinet, par exemple en tant que client ou correspondant, adressez vos demandes à ce cabinet : il est responsable de traitement, et Legalia l'assiste pour y répondre.

Pour les données dont Legalia est responsable de traitement, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité. Vous pouvez les exercer en écrivant à contact@legalia.group ou à l'adresse figurant dans les mentions légales.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), cnil.fr.